PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
PENGORANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang
memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh
sekelompok orang ini akan dapat tercapai jika dalam kerjasama yang
dilakukan tersebut terjadi pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola
hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan
kantor yang makin banyak , makin rumit, dan melibatkan berbagai
peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada
masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah
desentralisasi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :
1. Asas sentralisasi (pemusatan)
Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi
yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul
pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan
organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan
kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi
yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan
lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit
yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1
buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain : bagian
surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen,
bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan
pengembangan tenaga kerja, dll.
Keuntungan asas sentralisasi :
a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.
b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c) Keseragaman dapat dicapai
d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan
e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat
f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
g) Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip
h) Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap
i) Mudah melakukan pengawasan
j) Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor
Kerugian asas sentralisasi :
a) Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.
b) Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
c) Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
d) Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
e) Lambat dalam pelaksanaan tugas.
2. Asas desentralisasi (pemencaran)
Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga
melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan
organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh
bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas
pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan
kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor
yang terdapat pada bagian pemasaran saja.
Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan
tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun di unit ini
juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat
penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.
Keuntungan asas desentralisasi :
a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.
b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan.
c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.
d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
kerugian asas desentralisasi
a) pekerjaan akan terlalu bebas.
b) Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.
c) Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.
d) Adanya pemborosan biaya
e) Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
f) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
3. Asas campuran
Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki
kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam
melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu
asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam
melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat
dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas
sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas
desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini
sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.
Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi
ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit
organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang
tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan
asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan
kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah
universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat
pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga
terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan
pada falultas tersebut.
Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :
1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di
pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap
satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir,
pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya
Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh
keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan
diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan
pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.
Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat
mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan,
mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang
tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar