57 TUGAS SOFTSKILL "PENGORGANISASIAN PERUSAHAAN"

1. A.      LATAR BELAKANG

Tujuan dari peneletian ini yaitu unuk mengetahui lebih jauh tentang cara organisasi perusahaan dalam mengatasi konflik dan cara membangun organisasi perusahaan yang baik.

Organisasi perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan. Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan.

Perusahaan memiliki beberapa bagian pada umumnya, yakni bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi, bagian sumber daya manusia, dan bagian administrasi. Masing-masing bagian tersebut melaksanakan kegiatan yang berbeda tetapi saling berhubungan satu sama lain. Tingkat kegiatan yang dilaksanakan perusahaan akan mengalami perubahan dari suatu periode ke periode berikutnya. Adanya perubahan tersebut mengharuskan manajemen mengadakan koordinasi dalam suatu perusahaan dan menciptakan wadah yang merupakan alat komunikasi antar bagian yaitu struktur organisasi.

Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar manajer dan karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Struktur organisasi disadari sangat penting peranannya dalam meningkatkan efektivitas kerja dan mempunyai sifat umum yang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dalam kepempinan organisasi.  

Empat sifat umum yang mempunyai pengaruh terhadap keberhasilan kepemimpinan organisasi, yakni : (1) Kecerdasan, artinya pemimpin harus memiliki kecerdasan lebih dari pengikutnya, tetapi tidak terlalu banyak melebihi kecerdasan pengikutnya. (2) Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial, artinya seorang pemimpin harus memiliki emosi yang stabil dan mempunyai keinginan untuk menghargai dan dihargai orang lain. (3) Motivasi diri dan dorongan berprestasi, sehingga pemimpin akan selalu energik dan menjadi teladan dalam memimpin pengikutnya. (4) Sikap-sikap hubungan kemanusiaan, dalam arti bahwa pemimpin harus menghargai dan memperhatikan keadaan pengikutnya, sehingga dapat menjaga kesatuan dan keutuhan pengikutnya. Selain itu seorang manajer harus mampu mengelola konflik yang terjadi dalam suatu organisasi dan dapat mencari win-win solution sehingga kerjasama tim bisa berjalan dengan baik.

B. MASALAH

Seperti sudah diketahui, sangatlah tidak mudah dalam memilih orang yang tepat untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi dalam masa transisi semacam sekarang ini, apalagi untuk menangani posisi yang sangat strategis bagi organisasi. Dimana untuk melakukan hal tersebut diperlukan rekaman analisa informasi dari data yang dimiliki orang tersebut sejak masuk organisasi, sampai dengan merencanakan pendidikan serta kesempatan/tantangan apa yang perlu diberikan kepada personil bila ia ingin diproyeksikan pada jabatan tertentu. Disamping itu diperlukan juga sistem kesejahteraan yang optimal, sesuai dengan prestasi yang dicapai, agar orang-orang yang berprestasi dapat tetap dipertahankan kemampuan dan keberadaannya di suatu organisasi, dan juga meningkatkan kemampuan personil dengan menentukan pendidikan apa yang dibutuhkannya. Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas, diperlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat memenuhi kebutuhan proses/analisa dan informasi tersebut diatas. Oleh karena itu diperlukan langkah langkah atau strategi yang harus dibuat untuk menunjang perencanaan sdm yang optimal yaitu: 1. Perencanaan sumber daya manusia strategic 2. Model perencanaan SDM 3. Implementasi perencanaan SDM 4. Peramalan SDM 5. Alat dan tehnik peramalan SDM 6. Nilai dari perencanaan SDM 7. Analisa Jabatan 8. Pendesainan pekerjaan 9. Penstrukturan organisasional 10.Sistem informasi sumber daya manusia.

C.LANDASAN TEORI

            Organisasi adalah sekelompok orang yang memiliki satu tujuan yang sama, saling menggerakkan dan memiliki sarana untuk mencapai tujuan tersebut dengan adanya suatu koordinasi

        Organisasi adalah adanya orang yang usahanya harus dikoordinasikan, tersusun dari sejumlah      subsistem yang saling berhubungan dan saling tergantung, bekerjasama atas dasar pembagian kerja, peran, wewenang, tanggung jawab serta memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai.

        Organisasi menurut Stoner adalah : suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

        Organisasi menurut James D. Mooney adalah : bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

        Organisasi Menurut Chester I. Bernard adalah : suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

        Suatu organisasi harus memuat 4 unsur utama, yaitu:

1) goals oriented (berorientasi tujuan)
2) Psychosocial system (sistem hubungan sosial)
3) structured activities
4) technological system.

        Definisi Organisasi Perusahaan (Kast & Rosenzweig) :
1. Suatu subsistem dari lingkungannya yang lebih luas.
2. Terdiri dari orang-orang yang berorientasi pada tujuan.
3. Suatu subsistem teknik, yaitu orang-orang yang menggunakan pengetahuan, teknik, peralatan & fasilitas.
4. Suatu subsistem struktural, yaitu orang-orang yang bekerja bersama dalam berbagai kegiatan yang       terpadu.
5. Suatu subsistem psikososial, yaitu orang-orang yang terlibat dalam hubungan sosial
6. Suatu subsistem manajerial yang merencanakan & mengendalikan semua usaha.

               Organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dalam arti statis, yaitu organisasi sebagai wadah tempat dimana kerjasama dijalankan.
2. Dalam arti dinamis, yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses interaksi antara orang-orang yang

bekerjasama, baik formal maupun informal.

              Organisasi Perusahaan adalah: Adanya orang-orang yang usahanya harus dikoordinasikan; tersusun dari jumlah subsistem yang saling berhubungan dan saling tergantung; bekerja bersama atas dasar pembagian kerja, peran dan wewenang; serta memiliki tujuan tertentu yang hendak dicapai.

               Pengertian Konflik Organisasi

Menurut Baden Eunson (Conflict Management, 2007,diadaptasi), terdapat beragam jenis konflik:

a) Konflik vertikal, yang terjadi antara tingkat hirarki,seperti antara manajemen puncak dan manajemen menengah, manajemen menengah dan penyelia, dan penyelia dan subordinasi. Bentuk konflik bisa berupa bagaimana mengalokasi sumberdaya secara optimum, mendeskripsikan tujuan, pencapaian kinerja organisasi, manajemen kompensasi dan karir.

b) Konflik Horisontal, yang terjadi di antara orang-orang yang bekerja pada tingkat hirarki yang sama di dalam perusahaan. Contoh bentuk konflik ini adalah tentang perumusan tujuan yang tidak cocok, tentang alokasi dan efisiensi penggunaan sumberdaya, dan pemasaran.

c) Konflik di antara staf lini, yang terjadi di antara orang-orang yang memiliki tugas berbeda. Misalnya antara divisi pembelian bahan baku dan divisi keuangan. Divisi pembelian mengganggap akan efektif apabila bahan baku dibeli dalam jumlah besar dibanding sedikit-sedikit tetapi makan waktu berulang-ulang. Sementara divisi keuangan menghendaki jumlah yang lebih kecil karena terbatasnya anggaran. Misal lainnya antara divisi produksi dan divisi pemasaran. Divisi pemasaran membutuhkan produk yang beragam sesuai permintaan pasar. Sementara divisi produksi hanya mampu memproduksi jumlah produksi secara terbatas karena langkanya sumberdaya manusia yang akhli dan teknologi yang tepat.

d) Konflik peran berupa kesalahpahaman tentang apa yang seharusnya dikerjakan oleh seseorang. Konflik bisa terjadi antarkaryawan karena tidak lengkapnya uraian pekerjaan, pihak karyawan memiliki lebih dari seorang manajer, dan sistem koordinasi yang tidak jelas.

D.PEMBAHASAN MASALAH

Proses perencanaan sering tidak berjalan dengan lancar, karena kebijakan perencanaan tidak dibuat secara detil, sehingga terjadi gap antara corporate policies dan personnel policies serta aplikasinya dalam praktik. Perencanaan SDM banyak ditujukan pada manajemen suksesi dan pengembangan dibandingkan dengan aktivitas personalia lain. Dalam perencanaan SDM dalam pengembangan dan implementasinya dari strategi SDM dapat dikelompokkan ke dalam empat permasalahan (Rothwell, 1995). Pertama, perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermanfaat karena adanya perubahan pada lingkungan eksternal organisasi, meskipun nampak adanya peningkatan kebutuhan bagi perencanaan. Kedua,  realitas organisasi dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan strategi yang ditentukan oleh keterlibatan interest group yang memiliki power. Ketiga, kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adaptasi pragmatik di luar konseptualisasi, dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang dapat disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana korporasi. Keempat, pendekatan akademik yang dilakukan dalam pengujian kesuksesan perencanaan SDM sangat idealistik dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita organisasi dan cara manajer mengatasi masalah-masalah spesifik. Untuk meminimalisasi gap tersebut diatas maka menurut Jackson & Schuler (1990) perencanaan SDM yang tepat membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan dengan aktivitas perencana SDM menuju organisasi modern. Langkah-langkah tersebut meliputi: • pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan SDM yang diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan • mengembangkan tujuan perencanaan SDM • merancang dan meng¬implementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk pencapaian tujuan perencanaan SDM • mengawasi dan mengevaluasi program-program yang berjalan. Keempat tahap tersebut dapat diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek (kurang dari satu tahun), menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari tiga tahun). Rothwell (1995) menawarkan suatu teknik perencanaan SDM yang meliputi tahap • investigasi baik pada lingkungan eksternal, internal, organisasional • forecasting atau permasalahan atas ketersediaan supply dan demand SDM saat ini dan masa depan • perencanaan bagi rekrutmen, pelatihan, promosi, dan lain-lain • utilisasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses awal. Sementara itu, pendekatan yang digunakan dalam merencanakan SDM adalah dengan action-driven, yang memudahkan organisasi untuk memfokuskan bagian tertentu dengan lebih akurat atau skills-need, daripada melakukan penghitungan numerik dengan angka yang besar untuk seluruh bagian organisasi. Perencanaan SDM umumnya dipandang sebagai ciri penting dari tipe ideal model SDM meski pada praktiknya tidak selalu harus dijadikan prioritas utama. Perencanaan SDM merupakan kondisi penting dari “integrasi bisnis” dan “strategik,” implikasinya menjadi tidak sama dengan “manpower planning” meski tekniknya mencakup hal yang sama. Manpower planning menggambarkan pendekatan tradisional dalam upaya forecasting apakah ada ketidaksesuaian antara supply dan demand tenaga kerja, serta merencanakan penyesuaian kebijakan yang paling tepat. Integrasi antara aspek-aspek perencanaan SDM terhadap pengembangan bisnis sebaiknya memastikan bahwa kebutuhan perencanaan SDM harus dilihat sebagai suatu tanggungjawab lini.

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan konflik antar individu akan      sering terjadi. Konflik yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi konflik dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul.

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi bisa-bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan akan terjadi konflik. Konflik dapat berkembang karena berbagai sebab, antara lain sebagai berikut:

1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas
2. Hambatan komunikasi
3. Tekanan waktu
4. Standar, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk akal
5. Pertikaian antar pribadi
6. Perbedaan status
7. Harapan yang tidak terwujud

Sehingga untuk mensiasati masalah ini biasanya dilakukan dengan berbagai cara.

1. Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.

         2. Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.

3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi.

Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya terjadi karena masalah diluar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah ide yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalah senioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat meminimalisir masalah yang akan timbul, kerena dengan suasanya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul.

Dan ada strategi untuk menyiasati konflik, yaitu:

a)       Menghidari

b)       Mengakomodasi

c)       Kompetisi

d)       Kompromi atau negosiasi

e)       Memecahkan masalah besama-sama

Setiap orang yang mendirikan atau mengelola suatu badan usaha pasti ingin perusahaannya yang dijalankan nya tersebut bisa berjalan lancar sesuai dengan program yang telah direncanakan sebelumnya. Karena itulah perlu dibuat suatu  sistem pengelolan organisasi yang baik dan benar.

Selain itu dengan pengelolaan sistem organisasi yang baik juga bisa meningkatkan tingkat produktifitas kerja bagi semua elemen atau unsur yang terlibat dalam perusahaan tersebut. Jadi, bukan hanya pada bagian produksi saja. Karena semua bagian juga punya faktor atas kemajuan dari usaha yang sedang dijalankan atau dikembangkan.

Untuk mengelola dan menjalankan suatu organisasi perusahaan yang baik, ada berbagai cara yaitu:

1. 1.    Buatlah susuanan dan sistem organisasi yang sedemikian rupa sehingga dari masing-masing elemen   yang ada bisa saling melakukan hubungan kerja yang lebih mudah dan efisien. Jadi sistem operasioanal dari perusahaan yang dijalankan juga lebih mudah dipantau arahnya agar sesuai dengan target dan program yang juga telah direncanakan.
2. 2.    Sistem organanisasi perusahaan yang baik juga perlu mengedepankan sistem pengalihaan dan pendelegasian tugas yang lebih merata. Jangan sampai terjadi ada satu pihak yang harus menjalankan banyak pekerjaan dan tugas, namun ada bagian lain yang justru kekurangan pekerjaan dan lebih banyak menganggur. Tentu hal ini bisa menimbulkan kecemburuan antar karyawan.

Selain itu dengan sistem pendelegasian yang baik juga proses operasional perusahaan bisa tetap berjalan dengan normal bila ada halangan. Misalnya sakit atau tugas lain yang mengharuskan dia ke luar daerah atau kota.

1. 3.    Hubungan antar bagian dalam organisasi juga harus diatur agar setiap karyawan di bagian yang satu lebih mudah melakukan komunikasi kerja dengan bagian yang lain. Jangan sampai terjadi ketika ada sesuatu yang kurang maka menyebabkan proses produksi jadi terganggu.

Inilah tujuan dari membangun sistem komunikasi kerja dalam suatu perusahaan. Karena bila ada suatu   permasalahan bisa segera diatasi dengan cepat karena sumber kesalahan atau kekurangannya juga bisa  langsung diketahui.

1. 4.    Selain membangun sistem komunikasi yang baik, oraganisasi perusahaan juga harus mampu menciptakan suasana kerja yang nyaman dan tentram dan akrab. Sehingga setiap karyawan bisa saling mengenal dan memunculkan suasana kekeluargaan yang tinggi. Hal ini akan membawa dampak pada produktifitas kerja yang baik. Karena mereka akan merasa menemukan tempat kerja dengan lingkungan yang membuat mereka nyaman.
2. 5.     Ketika membuat suatu keputusan usahakan semua elemen organisasi juga bisa terlibat untuk ikut memikirkan tentang bagaimana cara memajukan perusahaan. Jadi organisas juga perlu menerapkan suatu sistem

Adapun yang menyebabkan organisasi dapat berkembang yaitu banyak melakukan kerjasama dengan banyak organisasi sejenis atau pelengkap, membuat perusahaan perusahaan yang baru yang bernaung dibawah tanggung jawab perusahaan (membuat anak perusahaan) dan yang terakhir adalah usaha yang sering disebut go publik. go publik adalah suatu cara mengembangkan organisasi dengan cara memberikan kesempatan bagi masyarakat luas untuk berinvenstasi halayaknya bank-bank yang ada dalam negeri ini, bank- bank tersebut merupakan perusahaan yang sudah go publik dan masyarakat luas dapat berinvestasi saham dalam perusahaan perbankkan tersebut. di tambah lagi perbankan juga sudah menerapkan anak perusahaan yang tujuannya adalah untuk memperluas pengetahuan masyarakat akan organisasi perbankkan yang dilakukan oleh pihak organisasi perbankkan. jadi kesimpulannya Organisasi go publik adalah organisasi yang bisa di bilang berhasil dalam memajukan suatu Organisasi, karena tinggat keefektifan dan eksistensi suatu Organisasi akan naik.untuk mencapai tahapan ini tentu saja ada rencana untuk melakukannya. biasanya Organisasi akan membuat perncanaan untuk organisasinya seperti :

• Memperbaiki struktur dalam Organisasi
• Meningkatkan Kapasitas Produksi Organisasi
• Memperluas jaringan Organisasi
• Memperluas hubungan kerjasama Organisasi
• Memperluas hubungan bisnis dengan mitra kerja Organisasi
• Memperbaiki sistem Permodalan, sistem Informasi dan dokumen Organisasi

E.PENUTUPAN

Proses perencanaan sering tidak berjalan dengan lancar, karena kebijakan perencanaan tidak dibuat secara detil, sehingga terjadi gap antara corporate policies dan personnel policies serta aplikasinya dalam praktik. Perencanaan SDM banyak ditujukan pada manajemen suksesi dan pengembangan dibandingkan dengan aktivitas personalia lain. Perencanaan SDM umumnya dipandang sebagai ciri penting dari tipe ideal model SDM meski pada praktiknya tidak selalu harus dijadikan prioritas utama. Integrasi antara aspek-aspek perencanaan SDM terhadap pengembangan bisnis sebaiknya memastikan bahwa kebutuhan perencanaan SDM harus dilihat sebagai suatu tanggungjawab lini.

Setiap orang yang mendirikan atau mengelola suatu badan usaha pasti ingin perusahaannya yang dijalankan nya tersebut bisa berjalan lancar sesuai dengan program yang telah direncanakan sebelumnya. Karena itulah perlu dibuat suatu  sistem pengelolan organisasi yang baik dan benar.

Selain itu dengan pengelolaan sistem organisasi yang baik juga bisa meningkatkan tingkat produktifitas kerja bagi semua elemen atau unsur yang terlibat dalam perusahaan tersebut. Jadi, bukan hanya pada bagian produksi saja. Karena semua bagian juga punya faktor atas kemajuan dari usaha yang sedang dijalankan atau dikembangkan.

Jadi ketika kita berada dalam suatu organisasi atau perusahaan dan ingin organisasi atau            perusahaan kita maju dan berkembang kita bisa saja mengikuti perusahaan perusahaan yang sudah lebih dahulu berkembang dengan cara memperbanyak kerjasama demi tujuan bersama , memperluas wilayah organisasi dengan membuat anak-anak perusahaan dari perusahaan yang kita buat dan berusaha menjadi organisasi perusahaan yang go publik yang dapat menerima masyarakat luas.

Jika ingin membuat organisasi dalam perusahaan yang baik dan tidak ada konflik saya menyarankan untuk mengikutin sesuai yang sudah bahas diatas.

Dalam sebuah organisasi perusahaan konflik yang terjadi antara level-level menejemen atau antara menejemen dan karyawan-karyawan perusahaan pasti terjadi dan tidak bisa dihindari. Hal yang dapat dilakukan adalah menekan kemungkinan terjadinya konflik seminimal mungkin dan apabila konflik timbul diatasi secepat mungkin.