Pengertian Organisasi Dan Pengorganisasian
Organisasi dalam bahasa
Yunani:(ὄργανον),yaitu organon yang berarti alat adalah suatu kelompok
orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama . Baik dalam penggunaan
sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.
Kelompok – kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang apapun
dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa
masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis saja dari
seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain tingkat
ketergantungan seseorang atau sekelompok orang terhadap orang atau
kelompok lain menjadi semakin besar . Organsasi – organisasi yang dapat
dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih bervariasi, dan lebih
kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai oleh nenek moyang kita
ratusan tahun yang lalu.Perkembangan organisasi yang sangat pesat itu
dimungkinkan atas berkat adanya dukungan dari berbagai bidang lain:
teknologi transportasi , komunikasi , komputerisasi, dan lain lain .
Keberadaan
berbagai macam organsasi ditenganh masyarakat secara langsung dan tak
langsung telah mamapu meningkatkan taraf hidup masyarakat serta banyak
keuntungan dan kemudahan yang saat ini dirasakan oleh masyarakat.
Organisasi menciptkan situsasi saling ketergantungan dan menghasruskan
para anggota bekerjasama satu sama lain. dalam satu kelompok .
Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh :
1. Stoner
Organisasi
adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di
bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins
Organisasi
adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi, yang
bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu
tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Organisasi pada dasarnya
digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul,
bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi,
terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi
yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan,
sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
Pengorganisasian
adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari
para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada
prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya
pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu
sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. Untuk
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka
pengorganisasian dapat dimaknai sebagai berikut:
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling
efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja
organisasi.
b. Pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seseorang
pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para
karyawan.
d. Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan
pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.
2.2 Prinsip – prinsip dasar organsasi
Keberhasilan
organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah
penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar
ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga
organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.
J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1. Prinsip tujuan
Tujuan
organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi
perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis.
Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap
organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja
sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi
perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi
yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai
tujuan.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang
efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan
pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah
system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya
masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran
yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang
jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya,
sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap
orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai
dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar
tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka
tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima
perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan
dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi
perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah
perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang
efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan
datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan
kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan
di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang
pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor
semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya
tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan
pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan.
Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin
berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau
kekecauan pengawasan).
Kebanyakan ahli menejemen melihat 12
hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi
rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian
berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system
mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui
prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang
atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi
mamajemen.
2.3 Keputusan utama Organisasi
Yang dimaksud
keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai
alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yang
menghasilkan pilihan tingkah laku.
Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan.
Secara terperinci tahap – tahap pengambilan keputusan utama dijelaskan sbb:
a. Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan yang akan diambil
b. Pengembangan atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil
c. Penilaian terhadap berbagai alternative yang sudah dikembangankan
d. Menentukan pilihan yang terbaik
e. Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan
f. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan
2.4 Pengertian Sistem, Prosedur, dan Metode serta Teknik
Ada
beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai
aktivitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda. Namun
sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai
tujuan yang lebih optimal. Saling keterkaitan antar bagian yang
membentuk suatu kesatuan itulah yang disebut dengan sistem. Adanya
sistem yang baik akan menunjang kelancaran di berbagai fungsi sehingga
kinerja setiap bagian menjadi lebih baik.
a. Sistem
Sistem adalah
suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk
melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam
mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan
dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan
memusnahkan surat-surat.
b. Prosedur
Prosedur adalah rangkaian
metode yang telah menjadi pola tetap. Atau prosedur juga dapat diartikan
sebagai serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari
langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
c. Metode
Metode
adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau
meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam
kantor sangat menentukan efisiensi kerja.
d. Teknik
Teknik adalah
bidang yang memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir. Baik
jika Anda ingin menjadi seorang ahli geologi, insinyur luar angkasa
ataupun desainer perabot, gelar teknik adalah tempat untuk memulainya.
2.5 Pengertian Sistem perkantoran
Sistem
Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan
perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
Jadi adalah
menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap
system perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry ,
perencanaan system perkantoran adalah aktivitas-aktivitas mengenai
pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan
bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut
penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu
dilaksanakan dalam kaitanya dengan:
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
b. Rancangan dan pemakaian Formulir perkantoran
c. Penggunaan mesin dan Perlengkapan kantor
Struktur
sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang
terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal).
Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi
yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam
organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung
jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem
nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui
saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam
kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem
informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan
bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi.
Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem
terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil
kerjasama seluruh organisasi.
1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan
perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu:
kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi.
Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah
ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan
pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan
transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis
pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang
melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu
keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi
pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat
laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan
pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan
personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan
tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang
direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau
arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi mengembangkan
strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.
Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun
sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang.
Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan
menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap
informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan
atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang
umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam
pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap
fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk
mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan
pengendalian strategi.
3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik
Struktur
sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep
struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik
yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a. Struktur Konseptual
SIM
didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang
masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu:
pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan
pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi
sistem informasi.
b. Struktur Fisik
Struktur konseptual suatu SIM
adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan
data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan
model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program
yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya
sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan
pemakain modul umum..
2.6 Pentingya Sistem dan Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor
Prosedur
perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan
dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya,
bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:
a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.
2.7 Manfaat Sistem dan Prosedur
a. Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan
b. Pengurangan keterlambatan dan hambatan
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha
e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
a. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana
orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan
sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode,
lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang
dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau
pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi.
b.
Prinsip organisasi yaitu keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak
faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar
organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn
diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar
dan mencapai tujuan yang ditentukan.
c. Keputusan utama yang
dimaksud keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara
berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan
yagn menga. Sistem
d. Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang
telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi
meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan
surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas,
memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan
surat-surat. Prosedur adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola
tetap. Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan
atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di
dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.Teknik adalah bidang yang
memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir.
e. Sistem
Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan
khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan
maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
f. Prosedur perkantoran atau
sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan
dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya,
bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya
g.
Manfaat Sistem dan Prosedur ialah untuk kelancaran pekerjaan
perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan,
Pengurangan keterlambatan dan hambatan, Kontrol yang lebih baik terhadap
pekerjaan, Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha, Koordinasi
berbagai seksi dan bagian dalam organisasi, dan Kemudahan dalam melatih
para pegawai tata usaha
Tidak ada komentar:
Posting Komentar