16 TUGAS SOFTSKILL "MANAJEMEN ADMINISTRASI FARMASI"

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen

1. Pengertian Administrasi

Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti maelayani secara intensif.

Pengertian sempit

Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan surat-menyurat, dokumentasi, dan kearsipan.

Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.

Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama).

Pengertian luas

Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut:

(a) Sudut proses

Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan.

(b) Sudut fungsional

Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.

(c) Sudut institusional

Adminsitrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompok-kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut:

· Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai.

· Manajer adalah mereka yang memimpim pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

· Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya.

· Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer.

2. Berbagai Definisi Manajemen

a. Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain.

b. Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain.

c. Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

d. Menurut Prof. DR. SP. Siagian MPA, manajemen adalah kemampuan atau keterampilan memperoleh suatu hasil dalam mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain.

Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah

· Adanya tujuan

· Adanya aktivitas/kegiatan

· Adanya proses

B. Ruang Lingkup Manajemen

Menurut Drs. Soekarna, K. Menggolongkan administrasi sebagai berikut.

1. Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut:

a) Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang meliputi:

· Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departeman dan non departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai kegiatan MPR.

· Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diselenggarakan oleh angkatan bersenjata.

b) Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN (Badan Usaha Milik Negara) seperti Perum, Perjan, PN, PT.

2. Administrasi swasta (private administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut:

a) Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencapai keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan

b) Administrasi non niaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang-bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti Yayasan dan LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat).

3. Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut:

a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalamperniagaan atau perekonomian, misalnya: OPEC, MEE.

b) Administrasi non niaga internasional (non business international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan, misalnya: UNICEF.

Bagan Ruang Lingkup / Objek Penggolongan Administrasi

- PN - PT - Yayasan - OPEC - WHO

- Perjan - CV - LSM - MEE - UNESCO

- Perum

- PT

	Adm. Sipil		Adm. Militer

C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

• Administrasi merupakan proses/usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen.
• Manajemen merupakan orang-orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
• Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
• Inti dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership).
• Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.
• Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan.
• Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk memperoleh informasi.

Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi, manajemen kepemimpinan, pengambilan keputusan, hubungan antar manusia adalah sebagai berikut:

1 2 3 4 5 6

Keterangan:

1. Administrasi
2. Organisasi
3. Manajemen
4. Kepemimpinan
5. Pengambil keputusan
6. Hubungan antar manusia

D. Unsur/Sarana Manajemen (Tools of Management)

Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat-alat atau sarana (tools of management). Sarana-sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu:

(1) Men (orang)

(2) Money (uang)

(3) Materials (bahan-bahan)

(4) Methode (cara)

(5) Machines (mesin-mesin)

(6) Market (pasar)

(1) Men (orang)

Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek (mempunyai fungsi ganda).

Men sebagai subyek , karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action). Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut.

Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan, sehinga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya.

(2) Money (uang)

Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi, maka giliran selanjutnya diperluakan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara-cara (methode) kerja.

Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang/bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.

(3) Materials (bahan-bahan)

Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.

(4) Methode (cara)

Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara (methode) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standar sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.

(5) Machines (mesin-mesin)

Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipatgandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha.

(6) Market (pasar)

Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak.

Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pagawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.

E. Prinsip-Prinsip Manajemen

Dalam melaksanakan manajemen diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manajer dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip-Prinsip Manajemen. Menurut Henry Fayol, ada 14 prinsip-prinsip manajemen, yaitu:

1. Pembagian Kerja (Devision of work)
2. Wewenamg dan Tanggung jawab (Authority and Responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan Perintah (Unity of Command)
5. Kesatuan Arah (Unity of Direction)
6. Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi (Sub Ordination Of Individual interest to The Command Good)
7. Pemberian Upah (Remuneration)
8. Pemusatan (Centralization)
9. Jenjang Jabatan (The Hierarchy)
10. Tata Tertib (Order)
11. Kesamaan (Equity)
12. Kestabilan Staf (Stability of staff)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat Korps (Esprit de Corps)

Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip manajemen sebagai berikut:

1. Pembagian Kerja (Devision of Work)

Sebelum pekerjaan dilaksanakan, lebih dahulu diadakan pembagian kerja. Syarat pembagian kerja:

a. Pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan atau keahlian dan pengalaman (The right man on the right place).

b. Pekerjaan/tugas dibagi habis tanpa ada tumpang tindih.

c. Memperhatikan keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab.

d. Memperhatikan span of control (kemampuan atasan mengawasi bawahannya secara langsung).

Dalam melaksanakan tugas senantiasa dilengkapi dengan wewenang dan tanggung jawab “wewenang tanpa tanggung jawab buta, tanggung jawab tanpa wewenang pincang”.

Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan. Apabila wewenang terlalu berlebihan dibanding dengan tanggung jawab yang diterima akan terjadi kesewenang-wenangan. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibanding dengan wewenang yang diterimanya maka bawahan yang bersangkutan tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik.

2. Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority and Responsibility)

Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut.

Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan terjadi tindakan sewenang-wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik-baiknya

3. Prinsip Kesatuan Komando (Unity of Command)

Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama/satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.

4. Prinsip KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi)

Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan-kegiatan semua sarana atau alat-alat (6M) untuk mencapai tujuan organisasi. Atau usaha kerja sama antara badan atau unit/bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.

Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.

Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.

Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan di dalam organisasi maupun penyederhanaan dalam sistem atau cara kerja supaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.

5. Prinsip Tertib dan Disiplin

Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan mengingkat pula.

Misal semboyan dalam bahasa Latin: UBI URDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.

6. Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps

Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.

7. Prinsip Keadilan dan Kejujuran

Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan (upah) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama-tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.

F. Efisiensi dan Efektifitas

Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja (performance) manajemen.

1. Pengertian Efisiensi

Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil-kecilnya, contohnya :

Rugi

In put Out put In put > Out put

Break Even Point

In put Out put In put = Out put

Laba

In put Out put In put < cukup

2. Pengertian Efektifitas

Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manajer efektif adalah manajer yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.

BAB II

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A. Beberapa Pendapat tentang Fungsi Manajemen

Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda. Perbedaan terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola pemikiran mereka tidak banyak berbesa. Dari sekian banyak pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya sejak dini dengan menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi:

1. perencanaan (planning);

2. pengorganisasian (organizing);

3. pemberian komando (coordinating); dan

4. pengawasan (controlling).

Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan pendapatnya, sebagai berikut:

1. George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen adalah POAC:

· Perencanaan (planning);

· Pengorganisasian (organizing);

· Penggerakan (actuating); dan

· Pengawasan (controlling).

2. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah:

· Perencanaan (planning);

· Pengorganisasian (organizing);

· Pengadaan tenaga kerja (staffing);

· Pengarahan/pembimbingan (directing); dan

· Pengawasan (controlling).

3. Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi manajemen adalah:

· Perencanaan (planning);

· Pengorganisasian (organizing);

· Pengadaan tenaga kerja (staffing);

· Pengarahan/pembimbingan (directing);

· Pengkoordinasian (coordinating);

· Pelaporan (reporting); dan

· Penganggaran (budgeting).

4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia, memberikan pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen, adalah :

· Perencanaan (planning);

· Pengorganisasian (organizing);

· Pemberian motivasi (motivating);

· Pengawasan (controlling); dan

· Penilaian (evaluating).

Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya tidak banyak berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan membandingkan fungsi-fungsi manajemen tersebut, misalnya :

· Fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam fungsi planning,

· Fungsi staffing termasuk dalam organizing,

· Fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating dapat dimasukkan dalam actuating,

· Sedangkan fungsi controlling dapat berkembang menjadi reporting dan evaluating.

Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi manajemen menurut para pakar berbeda-beda sebenarnya mempunyai maksud yang sama.

B. Fungsi Perencanaan

1. Pengertian dan tujuan perencanaan

Sebelum kita membuat rumusan pengertian perencanaan, lebih baik kita perhatikan rumusan pengertian perencanaan dari beberapa ahli sebagai berikut:

· Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan/ dikerjakan.

· Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

· Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai.

Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan:

Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki.

Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan:

· Mempelajari dan meramalkan masa depan (forecasting)

· Menentukan sasaran/tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya

· Membuat kebijaksanaan

· Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan

· Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja

· Menentukan rencana anggaran

Tujuan perencanaan

• Mempermudah pembagian kerja sehingga personil dapat diatur dengan baik
• Mempermudah proses pelaksanaan pekerjaan
• Pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik
• Penghematan sarana
• Memperkecil resiko
• Untuk menyusun skala prioritas
• Perubahan dapat dilaksanakan dengan segera bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan

Alasan dasar perencanaan

• Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
• Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat perencanaan

• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
• Mambantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih besar.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
• Menghemat waktu, usaha dan dana

2. Prinsip-prinsip perencanaan

Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam perencanaan, maka perencanaan yang baik harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

• Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen.
• Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity)
• Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity).
• Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (efficiency).
• Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative).
• Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors).
• Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubahan-perubahan dari situasi dan kondisi (flexibility).
• Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose).
• Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).

3. Persyaratan suatu perencanaan

(a) Rencana harus mengandung unsur 5 W dan 1 H

· What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa yang harus dikerjakan

· Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan.

· Where : menjelaskan dimana kegiatan/proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya).

· When : menerangkan waktu bilamana kegiatan/proyek tersebut dilaksanakan.

· Who : menerangkan tentang siapa (orangnya/organisasinya) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.

· How : menerangkan bagaimana cara; langkah-langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar proyek/kegiatan dapat berjalan lancar.

(b) Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan kontinyu.

· Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal.

· Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi yang selalu berubah.

· Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat.

· Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat berlangsung terus-menerus dan berkelanjutan.

4. Macam-macam rencana

Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dari hasil perencanaan ini ada bermacam-macam dilihat dari berbagai sudut.

(a) Dilihat dari luas lingkupnya, rencana dibedakan menjadi empat macam.

· Rencana kebijaksanaan (policy plan), yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan secara garis besar dan dengan data yang lengkap.

· Rencana program (program plan), adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta muktahir.

· Rencana proyek (project plan), merupakan bagian-bagiannya dari rencana program.

· Rencana operasional (operational plan), yaitu rencana yang memuat kegiatan-kegiatan operasional dan sasaran-sasaran yang akan dicapai.

(b) Dilihat dari jangka waktunya, rencana dibedakan menjadi tiga macam

· Rencana jangka panjang (long range plan), rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu 10-25 tahun, Indonesia menganut 25 tahun.

· Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu antara 3 sampai dengan 8 tahun, di Indonesia 5 tahun.

· Rencana jangka pendek (short range plan), yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu satu tahun.

(c) Dilihat dari sudut materinya, rencana dibedakan:

· Rencana kepegawaian;

· Rencana keuangan;

· Rencana industri;

· Rencana pendidikan;

· Rencana kesehatan;

· Rencana pertanian;

· Rencana perdagangan.

(d) Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya, rencana dibedakan:

· Rencana desa dan rencana antar desa;

· Rencana kota dan rencana antar kota;

· Rencana daerah dan rencana antar daerah;

· Rencana nasional dan rencana internasional.

(e) Dilihat dari sudut umum/khusus, rencana dibedakan menjadi empat macam

· Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secara garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan.

· Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibnuat secara terperinci.

· Rencana relasi kerja (network plan), yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu dipergunakan.

· Rencana semesta (overall plan), adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dikerjakan.

(f) Dilihat dari sudut/segi arah

· Top down planning, rencana dari atas ke bawah berupa kebijaksanaan atau pedoman.

· Button up planning, rencana dari bawah ke atas berupa usulan.

· Horizontal planning, rencana yang disusun dengan mengkoordinasikan pada unit/bagian/ instansi yang terkait.

5. Tipe-tipe perencanaan

Menurut John AF. Stonner dalam buku Management, ada 2 tipe rencana, yaitu:

(a) Rencana Strategis (Strategic Plan), yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi. Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

(b) Rencana Operasional (Operational Plan), adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategis akan dicapai. Ada 2 tipe rencana operasional, yaitu:

(1) Rencana sekali pakai (single use plan), rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai; seperti pembangunan gedung tertentu.

Tipe pokok rencana sekali pakai adalah:

· Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan/parameter anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu setiap langkah, dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan.

· Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program, mempunyai ruang lingkup yang terbatas, aras penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu.

· Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu, dalam jangka waktu tertentu, yang merinci pendapatan dan pengeluaran. Anggaran terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komposisi penting dari program dan proyek.

(2) Rencana-rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (dimodifikasi) atau dihapuskan. Rencana-rencana tetap sangat membantu manajer menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama.

Wujud umum rencana tetap adalah:

· Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan; merupakan batas bagi keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana, dapat ditetapkan secara formal maupun muncul sebagai informal. Kebijaksanaan secara formal muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi, untuk mencerminkan nilai-nilai pribadi mereka (pakaian seragam) dan untuk menjernihkan berbagai konflik.

· Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih rinci. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Manfaat prosedur standar adalah menghemat usaha manajerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, menimbulkan pengembangan metode-metode operasi yang lebih efisien, memudahkan pengawasan, memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi.

· Aturan (rules atau regulations), adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Contohnya tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia.

6. Langkah penyusunan perencanaan

Menurut James AF Stonner dalam buku Management, bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah dasar. Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pasa semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan. Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah:

• Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan.
• Definisikan situasi saat ini.
• Identifikasikan hal-hal yang membantu dan yang menghambat tujuan-tujuan
• Kembangkan rencana-rencana atau seperangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan

Cara lain penyusunan rencana:

• Menerapkan tujuan.
• Mengumpulkan data yang relevan dengan tujuan.
• Menganalisa data yang ada.
• Menentukan beberapa alternatif.
• Memilih salah satu alternatif yang paling menguntungkan.
• Menyusun rencana
• Evaluasi/menilai kembali rencana.

7. Penerapan rencana

Setelah kita mempelajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka di bawah ini akan diberi contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H

· What : nama proyek : rencana pengadaan barang di apotek

· Why : tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk

menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan.

· Who : siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian

Siapa penerima barang : kepala gudang

Siapa supplier/pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih karena harga lebih murah, syarat pembayaran lebih lama, barang diantar sampai apotek tepat waktu dan lain-lain.

Siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat bius barang psikotropik ditandatangani apoteker.

Siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan barang di kartu stok. Bagian pembukuan/akuntansi – mencatat rekening/pembelian pada fraktur

· Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barang secara kredit

· Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara kontan

Siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. Bila fraktur sudah jatuh tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian keuangan/pemilik sarana apotek

· When : bilamana/kapan pelaksanaan pembelian. Pada hari/tanggal/bulan tertentu

Dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock

· Where : Dimana lokasi supplier/pemasok/PBF. Apakah di dalam kota atau di luar

Kota atau harus diimpor sendiri.

· How : Bagaimana metode/teknis pelaksanaan pembelian

· Tentukan nama, jenis dan jumlah obat yang akan dipesan/dibeli sesuai gudang obat apotek atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum tersedia di apotek

· Klasifikasi obat-obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan

· Buatkan surat pesanan untuk tiap-tiap PBF yang sudah ditandatangani oleh petugas yang berwenang

· Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan

· Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu kesiapan bagian gudang, kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran

C. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

1. Pengertian

Pengertian pengorganisasian

Pengorganisasian adalah penyatuan, pengelompokan, pengaturan orang-orang untuk dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian organisasi

Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara sekelompok orang dengan yang lainnya secara teratur mengenai hubungan tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian lain dari organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Unsur-unsur organisasi

Dalam pengertian ini, unsur-unsur organisasi adalah sekelompok orang (2 orang atau lebih), adanya kerja sama dan adanya tujuan.

3. Sasaran dan tujuan pengorganisasian

Berkaitan dengan pengertian organisasi di atas, maka:

· Sasaran pengorganisasian adalah diperolehnya suatu organisasi yang efektif untuk melaksanakan proses manajemen; dan

· Tujuan pengorganisasian adalah terselenggaranya proses manajemen untuk memperoleh hasil secara efektif dan efisien.

Dari hal-hal di atas jelaslah bahwa pengorganisasian memang sangat penting, oleh karena itu bagi seorang manajer dituntut untuk dapat menjalankan fungsi pengorganisasian secara efektif.

4. Fungsi-fungsi pengorganisasian

Telah dikatahui bahwa pengorganisasian adalah kegiatan membagi-bagi kerja/tugas, wewenang dan tanggung jawab dan hasilnya adalah organisasi. Didasarkan pada pengertian tersebut, maka pengorganisasian dapat berfungsi sebagai berikut.

· Mengatur kerja dan kerja sama secara efektif.

· Mencegah dan mengurangi kelambatan-kelambatan kerja.

· Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran kerja.

· Mencegah dan mengurangi kesulitan-kesulitan kerja.

· Membuat pedoman-pedoman atau standar-standar kerja.

5. Keuntungan pengorganisasian

Pengorganisasian yang dapat menghasilkan organisasi yang baik, akan mendatangkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

· Setiap anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

· Hubungan-hubungan kerja akan jelas terlihat.

· Dapat dicapai koordinasi yang efektif antara satuan-satuan organisasi.

· Dapat memanfaatkan tenaga kerja dan fasilitas kerja secara efektif dan efisien.

6. Prinsip-prinsip organisasi

Suatu organisasi dikatakan baik, apabila dalam penyelenggaraan organisasi itu berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

· Adanya tujuan yang jelas, yang merupakan sumber dan pedoman kegiatan organisasi.

· Pembagian kerja/tugas (division/distribution of work). Dalam membagi tugas harus didasarkan prinsip “the right man in the right place”, yaitu memberikan tugas kepada pegawai/bawahan, disesuaikan dengan kemampuan, keahlian atau kondisi fisiknya.

· Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (delegation of authority and responsibility), adalah menugaskan kepada seorang bawahan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan minta pertanggungjawabannya.

· Hierarki, bahwa dalam organisasi ada tingkatan-tingkatan wewenang dan tanggung jawab dari atas sampai ke bawah.

· Kesatuan perintah/komando (unity of command), bahwa setiap orang hanya menerima perintah dari satu orang atasan yang sama.

· Batas kemampuan mengawas (span of control), bahwa seorang pemimpin terbatas jumlah orang yang diawasi/dipimpinnya.

· Pertanggungjawaban (accountability), bahwa seorang bawahan wajib memberikan pertanggungjawaban kepada orang/pejabat yang memberi tanggung jawab.

7. Cara-cara mengorganisasi

Untuk mengorganisasi secara teratur, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

· Mengetahui tujuan yang ingin dicapai.

· Membagi pekerjaan yang akan dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.

· Mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut menjadi satuan-satuan yang praktis.

· Menetapkan tugas-tugas secara jelas untuk setiap kegiatan tersebut.

· Menyediakan alat-alat fisik dan fasilitas lain yang diperlukan.

· Mempekerjakan tenaga-tenaga yang cakap.

· Melimpahkan wewenang yang perlu dilimpahkan.